IFS Applications Płace - elastyczne narzędzie wspierajace procesy płacowe

Dzięki typowej dla IFS Applications budowie komponentowej, IFS Płace jest produktem skalowalnym, łatwym w użyciu i elastycznym, spełniającym wymagania zarówno małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych wielooddziałowych korporacji.

IFS Płace jest narzędziem służącym do administrowania płacami, a jego podstawowym zadaniem jest minimalizacja ręcznej rejestracji i kontroli składników płacowych oraz zarządzanie wszystkimi procedurami związanymi z wypłatą wynagrodzeń.

Cechą wyróżniającą IFS Płace na tle innych produktów tego typu jest rozbudowana możliwość parametryzacji, pozwalająca na szybkie dostosowanie systemu nie tylko do potrzeb poszczególnych klientów, ale i nowych rynków. Parametryzacja zapewnia elastyczność systemu – łatwe i szybkie dostosowanie do zmieniających się przepisów. Użytkownik może wprowadzać wymagane zmiany samodzielnie, bez konieczności pomocy programisty.

STWORZONY W POLSCE, GOTOWY DO WDROŻENIA NA ZAGRANICZNYCH RYNKACH

IFS Płace jest integralną częścią składową IFS Applications. System został stworzony w regionalnym oddziale IFS w Warszawie – przez dział odpowiedzialny za rozwój systemu płacowego – specjalnie z myślą o rynku polskim.

Elastyczność i możliwość parametryzacji, które charakteryzują IFS Płace, umożliwiają łatwe jego dostosowanie do często zmieniających się przepisów prawnych obowiązujących w Polsce. System dotąd został wdrożony w kilkudziesięciu przedsiębiorstwach w Polsce. Okazało się też, że system doskonale sprawdza się na zagranicznych rynkach i jest obecnie wykorzystywany przez kilkudziesięciu klientów IFS, m.in. w Wielkiej Brytanii, Egipcie, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, Omanie, Libii i na Sri Lance. Funkcjonalność IFS Płace jest zgodna z obowiązującym w Polsce ustawodawstwem w zakresie: Kodeksu Pracy, Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych, Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych oraz Ustawy o Powszechnym Ubezpieczeniu Zdrowotnym.

BEZPIECZNE NARZĘDZIE KONTROLI I PLANOWANIA WYNAGRODZEŃ
Ochrona danych osobowych realizowana jest poprzez kilkustopniową kontrolę praw dostępu oraz uprawnienia związane z udostępnianiem danych tylko upoważnionym użytkownikom. Mechanizmy te zapewniają ochronę przechowywanych informacji i funkcjonowanie modułu zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych.

ZESTAW NARZĘDZI UMOŻLIWIAJĄCYCH KONFIGUROWANIE ROZWIĄZANIA

IFS Płace to zestaw narzędzi umożliwiających konfigurowanie rozwiązania. Są to:

- Parametry i składniki płacowe – elementarne obiekty definiowane w dowolnej liczbie. Definiowanie składników oparte jest na formułach, które umożliwiają użytkownikowi obsługę dowolnie skomplikowanego naliczenia w bardzo przyjazny sposób.
- Szablony doboru pracowników – filtrowanie wyboru pracowników według rozbudowanych, ale czytelnych kryteriów, możliwe do zastosowania w wielu miejscach systemu.
- Szablony wyboru składników – definiowalne listy składników z możliwą do przypisania charakterystyką sterującą wykorzystaniem szablonów (naliczanie, wydruki itp.), możliwe do zastosowania w wielu miejscach systemu.
- Szablony list płac – predefiniowalne wzorce list, wiążące ze sobą szablony doboru pracowników oraz wyboru składników do naliczania i wydruku.

EWIDENCJA CZASU PRACY I ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY:
- Obsługa zróżnicowanych systemów czasu pracy (np. miesięczny, godzinowy, zmianowy).
- Budowanie ramowego dnia pracy na podstawie reguł dynamicznych wejścia-wyjścia, z uwzględnieniem przerw czy planowanych przestojów.
- Harmonogramy pracownicze – możliwość zindywidualizowania czasu pracy poszczególnych pracowników lub tworzenia harmonogramów grupowych.
- Elastyczne zmiany w harmonogramach czasu pracy związane z bieżącymi potrzebami firmy – odstępstwa, zastępstwa, dyżury.
- Automatyczne mapowania składników czasu pracy na składniki wynagrodzeń.
- Wykorzystywanie danych pochodzących z terminali systemu RCP.
- Import informacji o powiązaniu czasu pracy pracownika z poszczególnymi projektami i zleceniami roboczymi.
- Pełna obsługa zarządzania czasem pracy od strony menedżera – planowanie, kontrola ewidencji, kalkulacja okresowa, rozdysponowanie czasu pracy pracownika na zlecenia robocze.
- Analizy czasu pracy, raportowanie (dzienna i tygodniowa karta czasu pracy, raport czasu pracy).

OBSŁUGA WYPŁAT I WYNAGRODZEŃ

W ramach IFS Płace w prosty sposób można obsługiwać wypłaty i wynagrodzenia.

- Definiowanie i rozliczanie dowolnej ilości list płac w okresie rozliczeniowym.
- Automatyzacja definiowania listy poprzez wykorzystywanie definiowalnych szablonów czy też danych z innych list płac.
- Automatyzacja rozliczeń danych pochodzących z różnych źródeł (w tym danych z rejestracji ręcznej, danych o absencjach, danych z funduszu socjalnego i bezosobowego, danych importowanych z innych modułów systemu).
- Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych (rozliczenie kosztów przejazdu, diet oraz zaliczek).
- Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników własnych i spoza firmy (np. współpracowników, członków Rad Nadzorczych).
- Konfiguracja sposobu wypłaty wynagrodzeń: wypłata w kasie i/lub przelew na dowolną ilość rachunków bankowych.
- Tworzenie plików przelewów elektronicznych lub poleceń przelewów w różnych formatach, z jednej lub wielu list płac, zarówno z wypłat pracowników, jak też na konta odbiorców instytucjonalnych (np. PZU, komornika, banków).
- Zautomatyzowane, rozbudowane księgowanie naliczonych kwot z możliwością wielostopniowej autoryzacji procesu.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ ZEWNĘTRZNA I WEWNĘTRZNA

IFS Płace zawierają funkcjonalności niezbędne do prowadzenia zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej sprawozdawczości.

- Funkcjonalność dokumentów definiowalnych – tworzenie dowolnego formatu pliku zewnętrznego zawierającego dane kadrowo-płacowe, takie jak: dokumenty ZUS, NFZ, świadectwo pracy, umowa o pracę, zaświadczenia o zarobkach i inne.
- Funkcjonalność do celów rozliczeń z Urzędem Skarbowym – tworzenie deklaracji PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11/8B, PIT-40, PIT-8C, IFT.
- Obsługa tworzenia dokumentów wymaganych przez GUS (m.in. Z-01, Z-02, Z-03, Z-06, Z-12).
- Funkcjonalność tzw. kanałów wyjściowych – eksport danych z modułu IFS Płace do programów zewnętrznych w formatach pakietu MS Office, w formacie HTML, XML i innych.

OBSŁUGA ZOBOWIĄZAŃ PRACOWNIKA

Poprzez IFS Płace, możliwe staje się obsługiwanie zobowiązań pracownika. W ramach tej obsługi można wymienić następujące elementy:

- Obsługa pożyczek (tworzenie harmonogramów spłat, rozliczanie rat na listach płacowych, blokowanie spłat, umarzanie pożyczek, przenoszenie spłat pożyczki na żyrantów, rozliczenie pożyczek wkładami).
- Obsługa składek i potrąceń cyklicznych (np. potrącenie na KZP, PZU, związki zawodowe, alimenty, zajęcia sądowe itp.).
- Obsługa potrąceń jednorazowych (uproszczona obsługa procesu z zachowaniem możliwości śledzenia kwot niezapłaconych).
- Możliwość ustalania i kontrolowania indywidualnych i ustawowych limitów potrąceń.
- Zbiór raportów do kontroli stanu zadłużenia pracowników.

OBSŁUGA WYPOSAŻENIA PRACOWNIKA I JEGO STANOWISKA PRACY:
- Kompleksowe gospodarowanie środkami ochrony indywidualnej oraz odzieżą roboczą w firmie.
- Przypisywanie wyposażenia do zawodu i stanowiska umożliwia przydzielenie pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży roboczej wg hierarchii zawód – stanowisko – pracownik.
- Automatyczne generowanie harmonogramów wydań odzieży roboczej z kontrolą dostępności pozycji asortymentowych w magazynach.
- Obsługa harmonogramów wydań indywidualnych i zbiorczych, zgodnie z definiowanym przez użytkownika kalendarzem wydań.

ZARZĄDZANIE URLOPAMI PRZEZ INTERNET

W ramach modułu IFS Płace możliwy jest dostęp do nowego portalu do zarządzania urlopami przez internet. Portal posiada bogatą funkcjonalność:

- Zestaw portletów (okienek portalu) usprawniających zarządzanie urlopami i nieobecnościami pracowników w firmie. Portlety – w pełni konfigurowalne przez użytkownika – automatyzują wiele procesów związanych z obsługą urlopu: począwszy od planowania i składania wniosku urlopowego pracownika, poprzez etap jego akceptacji przez przełożonego, aż do rejestracji nieobecności w systemie. Nawet pracownik przebywający z dala od firmy (np. na delegacji) może złożyć wniosek o urlop i otrzymać jego akceptację, wystarczy, że ma dostęp do internetu i zaloguje się na odpowiednią stronę.
- Maksymalnie usprawniona interakcja i przepływ danych między stronami procesu: portlety przeznaczone zarówno dla szeregowych pracowników firmy, jak i dla przełożonych.
- Ciągły dostęp każdego pracownika m.in. do danych o przysługującym mu aktualnie wymiarze urlopu, możliwość planowania urlopu w wybranym terminie i elektronicznego składania wniosków urlopowych.
- Obsługa procesu akceptacji planów i wniosków przez przełożonego i możliwość śledzenia na bieżąco przez pracownika statusu ich rozpatrywania.
- Funkcjonalność automatycznego powiadomienia drogą elektroniczną obu stron procesu o zmianie statusu planów i wniosków.
- Szereg portletów różnych typów, które w ramach oferowanej funkcjonalności użytkownik może dopasowywać do swoich potrzeb, m.in.:
• portlety dla przełożonego, o czytelnej formie graficznej, umożliwiające ciągły dostęp do informacji o zarejestrowanych planach urlopowych i złożonych wnioskach podległych mu pracowników
• barwny wykres odzwierciedlający aktualne statusy planów i wniosków w ujęciu miesięcznym
• konfigurowalne portlety przeglądowe umożliwiające wyświetlanie planów i wniosków o wybranych przez przełożonego statusach.
- Nowe rozwiązanie stanowi rozwinięcie i uzupełnienie dostępnej wcześniej funkcjonalności ewidencjonowania i rozliczania nieobecności pracowników w firmie.
- Import danych o czasie i charakterze pracy z innych modułów aplikacji IFS Applications:
• Ewidencja czasu pracy
• Produkcja
• Zlecenia robocze
• Projekty.

IFS PŁACE – PODSTAWOWE CECHY

Moduł IFS Płace wspomaga wszystkie procesy płacowe i najważniejsze procesy okołopłacowe:

- Obsługa zobowiązań pracownika – rozliczanie pożyczek, składek i potrąceń cyklicznych (PZU, związki zawodowe, alimenty, zajęcia sadowe, itp.) i tworzenie raportów do kontroli stanu zadłużenia pracowników
- Elektroniczne przesłanie dokumentów do ZUS
- Wydruk wymaganych raportów (odcinki płacowe, PIT-y)
- Obliczanie wypłat i wynagrodzeń
- Rejestracja czasu pracy i nieobecności
- Obsługa wyposażenia pracownika i jego miejsca pracy – zarządzanie środkami ochrony indywidualnej i odzieżą roboczą w firmie, tworzenie harmonogramów wydań odzieży
- Zarządzanie urlopami przez internet.

IFS Płace jest zgodny z obowiązującym w Polsce prawodawstwem w zakresie: Kodeksu Pracy, Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Fizycznych, Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych, Ustawy o Powszechnym Ubezpieczeniu Zdrowotnym.

IFS Płace nie zakłóca bieżącej działalności przedsiębiorstwa, a wyjątkowa elastyczność rozwiązania gwarantuje
prawidłowe naliczanie wynagrodzeń pracowników, nawet w warunkach szybko zmieniających się przepisów.

IFS PŁACE USPRAWNIA REALIZOWANIE WYPŁAT W PROFIm

Firma PROFIm – jeden z czołowych producentów krzeseł biurowych w Polsce – wytwarza krzesła głównie na zamówienie. W tej sytuacji bardzo ważne staje się prawidłowe oszacowanie niezbędnych do produkcji materiałów oraz ustalenie dokładnego terminu realizacji zamówienia. System klasy ERP – IFS Applications wspomaga zarządzanie firmą w tym i w wielu innych obszarach – również w zakresie rozliczeń płacowych.

Obecnie w przedsiębiorstwie jest zatrudnionych około 1200 osób, a łączna produkcja wynosi ponad 70 tysięcy krzeseł miesięcznie. IFS Płace przyspiesza realizację wypłat, wspomaga rozliczenia płacowe oraz obsługę dokumentów związanych zarówno z zewnętrzną, jak i wewnętrzną sprawozdawczością.

„Wykorzystywane przez PROFIm rozwiązanie IFS Płace zapewnia nam pełne rozliczenia płacowe oraz rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym, a także tworzenie i obsługę dokumentów wymaganych przepisami prawa pracy. Umożliwia również tworzenie plików przelewów elektronicznych z list płac, co znacznie usprawnia i przyspiesza realizowanie wypłat”
GRZEGORZ DYBUS, DYREKTOR DS. LOGISTYKI I PRODUKCJI METALOWEJ W PROFIM