System klasy ERP IFS Applications w KBR Poland

Spółka KBR Poland (dawniej BE&K Europe) działa na polskim rynku od 1994 roku, specjalizując się w kompleksowej obsłudze projektów remontowych i budowlano-montażowych dla przemysłu papierniczego, drzewnego, energetycznego i chemicznego. Wieloletnie doświadczenie w branży, wszechstronność i profesjonalizm usług zapewniły firmie pozycję w ścisłej czołówce na polskim rynku.

KBR Poland należy do międzynarodowego koncernu KBR z siedzibą w Houston (Teksas) w USA. To jedno z największych na świecie przedsiębiorstw w branży inżynieryjno-projektowej, budowlano-montażowej i utrzymania ruchu. Koncern jest obecny w ponad 45 krajach i zatrudnia na całym świecie około 45 000 pracowników. KBR posiada biura w USA, Wielkiej Brytanii, Rosji, Singapurze, Australii, Indonezji, Egipcie, Afryce Południowej, Azerbejdżanie i Nigerii. Firma specjalizuje się przede wszystkim w obsłudze rynku energetycznego, petrochemicznego, usług rządowych oraz infrastruktury cywilnej. W rankingu amerykańskiego magazynu branżowego „Engineering News Record” KBR mieści się w pierwszej piątce największych przedsiębiorstw w branży inżynieryjno-projektowej, budowlano-montażowej i utrzymania ruchu. Przewidywane obroty koncernu w roku 2012 są szacowane na 11 mld USD.

„KBR wysoko ceni bezpieczeństwo pracowników, podwykonawców oraz odbiorców realizowanych przedsięwzięć. Bezpieczna realizacja zadań i projektów ma dla nas szczególne znaczenie i poprawia stabilność finansową firmy w perspektywie długookresowej. Nasza reputacja globalnego dostawcy zdolnego realizować skomplikowane projekty dla klientów polega w dużej mierze na wspólnym oddaniu sprawom bezpieczeństwa pracowników” – podkreśla Adam Ściążko, Dyrektor Generalny KBR Poland Sp. z o.o.

W Polsce główna siedziba KBR mieści się w Kwidzynie na Pomorzu. Firma posiada również dwa oddziały: w Świeciu i Kluczach. Liczba pracowników KBR Poland przekracza obecnie 700 osób.

WSZECHSTRONNA OFERTA

„To, co wyróżnia nas spośród firm konkurencyjnych, to na pewno wszechstronność świadczonych usług. Nie ograniczamy się do usług mechanicznych, takich jak prace montażowe, prefabrykacja czy remonty. Świadczymy również szeroki zakres usług w dziedzinie elektryki oraz aparatury kontrolno-pomiarowej i automatyki, obejmujących remonty i montaż instalacji” – wyjaśnia Adam Ściążko.

KBR Poland posiada własne, certyfikowane laboratorium kontroli jakości umożliwiające realizację badań NDT (Non Destructve Testing – badania nieniszczące) włącznie z badaniami radiograficznymi. Ponadto firma dysponuje sprzętem diagnostycznym oraz zapleczem warsztatowym pozwalającym na remonty sprzętu wirującego i armatury, naprawy sprzętu jezdnego, urządzeń dźwignicowych i hydrauliki siłowej. Zaplecze technologiczne umożliwia również obróbkę skrawaniem oraz naprawy i prefabrykację instalacji na bazie włókien szklanych.

„Szeroki zakres możliwości w połączeniu z wykwalifikowaną kadrą oraz faktem, że wszystkie usługi wykonujemy we własnym zakresie, stanowi znaczący atut dla naszych obecnych i potencjalnych klientów. Dzięki temu unikają oni konieczności poszukiwania i koordynowania pracy trzech czy czterech oddzielnych firm w miejsce jednej, co pozwala na oszczędność czasu i ograniczenie kosztów” – przekonuje Adam Ściążko.

Największą część obrotów firmy – od 50% do 70% – generują zlecenia realizowane dla przemysłu celulozowo-papierniczego. Obejmują one zarówno prace serwisowe związane z bieżącymi remontami podzespołów maszyn papierniczych, jak i realizowane na zamówienie przedsięwzięcia o charakterze budowlano-montażowym.

Od początku działalności w Polsce jednym z głównych odbiorców usług KBR Poland jest zakład celulozowo-papierniczy International Paper – Kwidzyn Sp. z o.o., należący do największej korporacji papierniczej na świecie.

„Oprócz usług utrzymania ruchu rokrocznie przeprowadzamy szereg prac związanych z remontami i modernizacją urządzeń i instalacji wchodzących w skład ciągów technologicznych znajdujących się w kwidzyńskim zakładzie. Jako jedyna chyba firma świadcząca usługi dla przemysłu celulozowo-papierniczego w Polsce możemy pochwalić się udziałem w tak dużej ilości montaży i modernizacji maszyn papierniczych w ciągu ostatnich 18 lat” – podkreśla Adam Ściążko.

USŁUGI NA EKSPORT

KBR Poland nie ogranicza działalności do rynku polskiego. Z roku na rok poszerza się grono zagranicznych klientów spółki, którzy doceniają wszechstronność oferty usług świadczonych dla przemysłu.

„Obserwujemy wyraźne zainteresowanie na rynku zagranicznym firmami o kompleksowych możliwościach wytwórczych zarówno dla przemysłu papierniczego, jak i drzewnego, spożywczego, maszynowego i innych. Przykładowo nasi klienci ze Szwecji są odbiorcami różnorodnych urządzeń technologicznych dla zakładów papierniczych, a także wytwórni płyt wiórowych zlokalizowanych na całym świecie” – informuje Marek Borowski, Dyrektor Handlowy KBR Poland Sp. z o.o.

Współpraca ze stałym partnerem KBR Poland w Niemczech zaowocowała realizacją szeregu dużych projektów obejmujących prefabrykację elementów i budowę wydziałów energetyki, m.in. na Łotwie, w Polsce oraz Szwecji.

„Stale pracujemy nad poprawą warunków pracy, wydajności i jakości usług. Dużą uwagę kierujemy na podnoszenie kwalifikacji naszych pracowników, inwestowanie w zakup nowoczesnego wyposażenia warsztatowego oraz modernizację sprzętu. Od kilkunastu lat posiadamy wdrożony system zapewnienia jakości zgodny z normą ISO 9001, a w ubiegłym roku wdrożyliśmy zintegrowany system zarządzania obejmujący normy ISO 9001, 14001 i 18001” – podkreśla Marek Borowski.

UPGRADE SYSTEMU ERP

Od roku 2002 zarządzanie w firmie KBR Poland wspomaga system klasy ERP – IFS Applications, który obejmuje swoim zakresem obszar finansów, dystrybucję, kadry i płace oraz zarządzanie serwisem.

W ubiegłym roku Zarząd Spółki podjął decyzję o aktualizacji IFS Applications do nowej wersji. Głównym celem tej inwestycji miała być poprawa efektywności przedsiębiorstwa poprzez zwiększenie szybkości przetwarzania danych i łatwiejszy dostęp do informacji w systemie przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu ich bezpieczeństwa.

Zgodnie ze wstępnymi założeniami nowe rozwiązanie miało zapewnić optymalną obsługę procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie oraz ułatwić szybkie pozyskiwanie kluczowych informacji zarządczych. Uruchomienie nowej wersji oprogramowania było zatem poprzedzone analizą aktualnych potrzeb biznesowych, weryfikacją dotychczasowego wykorzystania systemu oraz przygotowaniem zaktualizowanego projektu rozwiązania dla KBR Poland opartego na nowej wersji systemu.

Jednym z celów aktualizacji systemu miało być maksymalne wykorzystanie standardowych możliwości nowej wersji IFS Applications. Zgodnie z założeniem potencjalne zmiany funkcjonalne w systemie miały wystąpić tylko w minimalnym zakresie.

„Liczyliśmy na to, że upgrade systemu IFS Applications pozwoli na wyeliminowanie dotychczasowych rozwiązań pozasystemowych na rzecz wykorzystania nowych funkcji systemu zintegrowanego” – wyjaśnia Rafał Bzymek, Dyrektor ds. Finansowych w KBR Poland Sp. z o.o.

SZYBKIE WDROŻENIE

Prace nad projektem aktualizacji systemu ERP do nowej wersji rozpoczęły się we wrześniu 2011 r. Zespoły wdrożeniowe wspólnie opracowały sposoby wykorzystania nowej wersji IFS Applications do wsparcia podstawowej działalności KBR Poland.

W pierwszej fazie prac przygotowano harmonogram i procedury wdrażania, zdefiniowano procesy główne oraz przeprowadzono pierwsze szkolenie użytkowników z metodyki aktualizacji IFS Applications. Odbyły się również przygotowania do instalacji systemu.

„Szkolenie naszego zespołu wdrożeniowego z nowych możliwości obsługi systemu IFS Applications przeprowadzili konsultanci IFS, natomiast testy weryfikacyjne i szkolenia dla użytkowników końcowych zorganizowaliśmy we własnym zakresie. Nie było potrzeby przeprowadzania szkoleń z obsługi nowych narzędzi do definiowania raportów i zestawień dodatkowych, gdyż odpowiednie umiejętności uzyskaliśmy już podczas wdrożenia poprzedniej wersji systemu”– tłumaczy Rafał Bzymek.

Mając na celu wypracowanie najbardziej optymalnego dla KBR Poland rozwiązania docelowego, a jednocześnie mając na względzie minimalizację modyfikacji oprogramowania, zespoły wdrożeniowe KBR Poland i IFS wspólnie dyskutowały zakresy oczekiwań i potrzeb zmian w stosunku do standardowej funkcjonalności systemu.

„Wprowadziliśmy tylko kilka drobnych zmian funkcjonalnych w systemie IFS Applications, takich jak dostosowanie struktury pliku wymiany danych z bankiem w zakresie elektronicznych przelewów czy modyfikacja wyglądu faktury uwzględniająca potrzeby naszych klientów w zakresie elektronicznego przetwarzania danych” – informuje Rafał Bzymek.

W styczniu 2012 roku, po zatwierdzeniu projektu rozwiązania, rozpoczęła się realizacja kolejnych faz projektu, takich jak przygotowanie rozwiązania, przygotowanie uruchomienia oraz uruchomienie produkcyjne. W miarę postępu prac udział przedstawicieli zespołów wdrożeniowych KBR Poland w realizacji wdrożenia sukcesywnie wzrastał.

„IFS przeprowadził szkolenia z obsługi narzędzi do migracji danych, pomagał nam przy eksporcie danych z obecnej wersji systemu i asystował przy próbnej migracji danych. Natomiast sam proces migracji został przeprowadzony przez administratorów i wyznaczonych użytkowników kluczowych KBR Poland przy wsparciu konsultantów IFS. Na szczególne podkreślenie zasługuje determinacja i fachowość zespołów wdrożeniowych, dzięki czemu prace zostały zakończone przed zaplanowanym terminem w ramach przewidywanego budżetu” – podkreśla Rafał Bzymek.

Nowa wersja systemu IFS Applications wdrożona w KBR Poland współpracuje z bazą danych Oracle 11. System wdrożono w obszarze finansów, dystrybucji, remontów oraz kadr i płac. Z systemu korzysta obecnie 80 użytkowników.

WIĘKSZA EFEKTYWNOŚĆ, SPRAWNY PRZEPŁYW INFORMACJI

Aktualizacja systemu ERP do nowej wersji pozwoliła na wprowadzenie szeregu usprawnień funkcjonalnych w obszarach objętych wdrożeniem.

„W dziedzinie finansów nowa wersja systemu pozwala nam na zwiększoną kontrolę kosztów rzeczywistych oraz zapewnia bardziej wydajne mechanizmy bieżącego rozliczania i uzgadniania kont księgowych bezpośrednio w systemie” – wyjaśnia Rafał Bzymek. „Ponadto usprawniliśmy obsługę rejestracji i zatwierdzania faktur zakupowych, a dzięki rozbudowanej funkcjonalności do obsługi podatków sprawniej odbywa się również obsługa rozliczenia podatku VAT. Bardziej efektywny stał się również proces budżetowania”.

W zakresie dystrybucji zyskano m.in. możliwość obsługi w systemie materiałów powierzonych oraz wykorzystania funkcjonalności MRP w procesie automatycznego generowania zapotrzebowań zakupu na podstawie zdefiniowanego minimalnego stanu magazynowego. „Obsługa sprzedaży i fakturowanie odbywa się teraz poprzez zamówienia klienta, co oznacza wyeliminowanie obsługi fakturowania poza systemem” – tłumaczy Rafał Bzymek.

„Nasza główna działalność biznesowa z zakresu utrzymania ruchu i produkcji skupia się wokół modułu remontowego. W tym obszarze uzyskaliśmy automatyczne powiązanie w systemie faktur sprzedaży ze zleceniami roboczymi, nastąpiło również uproszczenie struktury i zmniejszenie liczby zleceń roboczych. System wydajnie wspomaga nas w fazie planowania i kosztorysowania dużych, oszacowanych na wiele miesięcy projektów realizowanych zarówno w kraju, jak i za granicą. Wykonywane przez nas prace konstrukcyjno-montażowe oraz utrzymania ruchu wymagają stałej kontroli nad posiadanym parkiem maszynowym i zapleczem technicznym. System wspomaga nas w zakresie optymalnej alokacji tych środków” – dodaje Rafał Bzymek.

Nowa wersja IFS Applications pozwoliła również na wprowadzenie szeregu usprawnień w obszarze kadr i płac. „Algorytm naliczania płac został uproszczony dzięki wielu nowym funkcjom pozwalającym zmniejszyć liczbę składników płacowych i jednocześnie zwiększyć automatyzację naliczeń. Zyskaliśmy m.in. przyspieszenie naliczania, dekretowania i księgowania składników płacowych oraz usprawnienie w administrowaniu danymi naszych pracowników poprzez wykorzystanie wbudowanych narzędzi systemowych. Skutkiem tego jest bezproblemowe i wcześniejsze zamykanie miesiąca” – podkreśla Rafał Bzymek.

Użytkownicy nowej wersji systemu dostrzegają zalety intuicyjnego interfejsu użytkownika IFS Enterprise Explorer. Zapewnia on szereg udogodnień w ergonomii pracy, takich jak możliwość komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu bezpośrednio z poziomu aplikacji, tworzenie uproszczonego menu dostępu do wybranych funkcji użytkownika czy zaawansowane możliwości zapytań przeglądowych z wykorzystaniem funkcji grupowania, sortowania, agregowania i in. Interfejs IEE daje ponadto możliwość formatowania warunkowego danych wyświetlanych w oknie oraz możliwość łatwego wyszukiwania okien systemowych w nawigatorze systemu.

„Wdrożenie nowoczesnego, zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem, zgodnego z aktualnymi standardami technologicznymi systemów klasy ERP, pozwoliło nam na poprawę efektywności pracy i usprawniło przepływ informacji w firmie” – podsumowuje Rafał Bzymek.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:
· Skrócenie czasu zamknięcia miesiąca
· Uproszczenie obsługi rozliczania podatków
· Usprawnienie procesu budżetowania
· Fakturowanie bezpośrednio na podstawie zlecenia roboczego w oparciu o zamówienie klienta
· Optymalizacja procesu i uproszczenie algorytmu naliczania płac
· Sprawniejsza obsługa zamówień klientów
· Automatyczne generowanie zamówień magazynowych mające na celu utrzymanie założonych poziomów niezbędnych materiałów
· Uproszczenie struktury i sprawniejsza obsługa zleceń roboczych
· Łatwy i szybki dostęp do informacji

MODUŁY IFS APPLICATIONS™:
· IFS Finanse™
· IFS Dystrybucja™
· IFS Remonty™
· IFS Zarządzanie Dokumentacją™
· IFS Zasoby Ludzkie™
· IFS Płace™

Liczba użytkowników: 80

System klasy ERP IFS Applications w KBR Poland

To, co wyróżnia firmę KBR Poland spośród konkurencji, to wszechstronność świadczonych usług remontowych i budowlano-montażowych. Głównym ich odbiorcą na polskim i europejskim rynku jest przemysł papierniczy i drzewny.