Budowanie relacji jest pracą wieloletnią

CIRE: Jaka idea przemawiała za organizacją przez GAZ-SYSTEM tegorocznego Dnia Dostawcy?

Anna Bednarek: Cały czas analizujemy długofalowe relacje z naszymi kontrahentami. Zauważyliśmy pewną prawidłowość: im bardziej uczulamy kontrahentów na nasze oczekiwania, tym lepsza jest jakość przyszłej współpracy. Dlatego też staramy się naszych dostawców w pewien sposób edukować i zwracać im uwagę na istotne dla nas kwestie. Konieczna jest tutaj "praca u podstaw". Oczywiście nie spodziewamy się, że jedno spotkanie dokona zasadniczego przełomu. Uważamy jednak, że jest to ważny krok, który pozwala zapoznać się kontrahentom z naszą firmą oraz jej programem inwestycyjnym.

Jesteśmy firmą wiarygodną - mamy świetne rankingi oraz ocenę banków. Dzięki realizacji w minionych latach programu inwestycyjnego polegającego na budowie ponad 1200 km gazociągów oraz budowie Terminalu LNG w Świnoujściu zdobyliśmy cenne doświadczenie. Chcemy je wykorzystać we współpracy z firmami, które w przyszłości wygrają przetargi.

Uważamy, że dialog jest najlepszą formą współpracy. Dlatego też podczas spotkań z dostawcami opowiadamy o naszych oczekiwaniach, przedstawiamy zamierzenia, omawiamy dobre i złe praktyki. Jednak przede wszystkim liczymy na informację zwrotną.

Spotkania z dostawcami organizowane przez GAZ-SYSTEM stały się już pewną tradycją. Przedsiębiorcy podchodzą do nich bardzo poważnie i rozliczają nas za składane deklaracje. Stale śledzą naszą stronę internetową i portal przetargowy. Oczekują od nas szczegółowych informacji o przetargach. Oceniam to bardzo pozytywnie, bo to wzmaga konkurencję. W realizacji dużych przedsięwzięć jest ona bardzo ważna i pozwala obniżyć cenę i podnieść jakość realizacji usługi.

Mamy też liczne przykłady, że dzięki udziałowi w Dniu Dostawcy niektóre przedsiębiorstwa decydują się na przystąpienie do organizowanych przez nas przetargów. Często je nawet wygrywają, chociaż początkowo podchodziły do sprawy sceptycznie.

Jeszcze raz podkreślę - budowanie relacji z dostawcami jest pracą wieloletnią. W związku z tym, że gazownictwo jest branżą wymagającą, a wszystkie przedsięwzięcia są zaawansowane technologicznie, Dni Dostawcy dają naszym kontrahentom możliwość wcześniejszego, odpowiedniego przygotowania się do postępowań przetargowych oraz realizacji inwestycji.

Ilu przedsiębiorców odpowiedziało na Państwa zaproszenie?

W Dniu Dostawy uczestniczyło ponad 200 osób, które reprezentowały więcej niż 100 firm.

Przedsiębiorcy zwrócili uwagę na dyżurny temat kryterium cenowego w ogłaszanych przetargach. Czy GAZ-SYSTEM zamierza zmienić coś w tym aspekcie?

Rzeczywiście jest to temat często omawiany w prasie, nie tylko przy okazji naszych zamówień. Mamy tutaj pewien konflikt interesów. Musimy poruszać się w przestrzeni prawnej, na której tworzenie nie mamy wpływu. Rzeczywiście prawo jest nowelizowane, ale ze względu na zasadę niedziałania prawa wstecz, dotyczyć ono może jedynie nowych przetargów. W obecnym systemie zamówień publicznych kryterium cenowe bardzo dobrze się sprawdza. Podkreślę - istnieje pewien konflikt interesów, ale nie my go stworzyliśmy. Możemy więc dokładać kolejne kryteria, ale wszystko ostatecznie i tak sprowadza się do ceny i oceny dodatkowego ryzyka.

GAZ-SYSTEM zleca wykonawcom nie tylko bardzo duże zamówienia, ale również mniejsze. Zwracała Pani uwagę dostawców, na to, że nim również warto się przyjrzeć. Dlaczego?

Na spotkaniach z dostawcami przedstawiamy problemy, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektów. Niestety częstym błędem jest to, że wykonawcy w swoich ofertach nie uwzględniają tego ryzyka.

Dopiero potem, przy realizacji zamówień strategicznych, których wartość przekracza nawet 200 mln zł, okazuje się, że wykonawcy muszą stawić czoła pojawiającym się problemom, często skutkującym zerwaniem kontraktu lub koniecznością jego renegocjacji. Wolałabym jednak, żeby przedsiębiorcy najpierw zdobywali doświadczenie radzenia sobie z takimi problemami podczas realizacji mniejszych kontraktów, zanim przystąpią do tych większych. W ten sposób korzyści osiągnęłyby obie strony. Niestety firmy wychodzą z założenia, że lepiej pochwalić się tym, że wygrało się przetarg za 200 mln zł. Obserwujemy jednak również pozytywne trendy - pojawiają się mali, lokalni przedsiębiorcy, głównie firmy budowlane, które realizują usługi na porównywalnym poziomie jak już doświadczeni dostawcy. Współpraca z nimi jest dla obu strony opłacalna. Dzięki współpracy z GAZ-SYSTEM wiele małych firm zdobyło doświadczenie i teraz są to znaczący dostawcy na rynku.

Czego można dowiedzieć się na spotkaniach takich jak ostatni Dzień Dostawcy?

Pracownicy GAZ-SYSTEM wykonali ogrom pracy, aby przedstawić dostawcom informacje, które mogą być przydatne, aby dobrze przygotować się do postępowań przetargowych. Wyliczyliśmy nie tylko, ile kilometrów gazociągów trzeba będzie wybudować lub wyremontować, ale również określiliśmy szczegóły tj. ilość potrzebnych spawów, ilość spoin itd. Dzięki temu każdy przedsiębiorca będzie mógł dokładnie określić własne moce przerobowe. Niestety, obecnie polski rynek nie jest do końca przygotowany na przetargi, które będziemy ogłaszać. W szczególności widzimy ryzyko niedostatku wykwalifikowanej kadry spawalniczej. Dlatego pomagamy wykonawcom organizować niezbędne szkolenia. Dzięki przekazywanym informacjom przedsiębiorstwa mają więcej czasu, aby się odpowiednio przygotować.

Problem jest tym większy, że deficyt pracowników pogłębia się wobec równoczesności zamówień publicznych w innych przetargach np. drogowych?

Rzeczywiście, deficyt dostawców niedługo może stać się poważnym problemem. Zwłaszcza, że niedługo ruszą przetargi na nowe drogi i koleje. Chcielibyśmy, aby na rynku polskim było coraz więcej spółek o rozbudowanych kompetencjach budowlanych, podobnych do tych z Europy Zachodniej. Ponadto zauważalny jest deficyt dobrych, dobrze wykwalifikowanych koordynatorów. Widzimy to w kadrach zarządzających naszych klientów. Niestety często obserwujemy, że nawet firma, która dobrze buduje i potrafi znaleźć wykwalifikowanych spawaczy, ostatecznie nienależycie realizuje kontrakt, bowiem kadra zarządzająca niewłaściwie zidentyfikowała ryzyko.

Na spotkaniu dyrektorzy oddziałów GAZ-SYSTEM zapraszali również potencjalnych kontrahentów na spotkania regionalne.

Mali dostawcy usług, którzy chcą realizować zamówienia na poziomie regionalnym, będą mogli współpracować z przedstawicielami Oddziałów GAZ-SYSTEM. Specjalnie dla nich zorganizujemy spotkania w regionach. Chciałabym jednak podkreślić, że obecnie jesteśmy w fazie standaryzacji, ujednolicania opisu zamówień i umów, również w przypadku drobnych zamówień. W ten sposób wykonawcy niezależnie czy współpracują z oddziałem w Świerklanach, czy w Rembelszczyźnie, będą wiedzieli, czego mogą się spodziewać.

Przedstawiciele GAZ-SYSTEM mówili również o kwestiach środowiskowych.

Kwestie związane z ochroną środowiska podczas realizacji inwestycji są dla nas bardzo ważne. Mamy tutaj ogromne doświadczenie. Długość sieci gazociągów przebiegającej przez obszary chronione wynosi około 2 160 km, co stanowi około 19,64% całkowitej długości sieci przesyłowej należącej do GAZ-SYSTEM.

W Spółce, obok powszechnie obowiązujących aktów prawnych, obowiązują wytyczne, które regulują zasady ochrony przyrody w inwestycyjnym procesie budowlanym. Określają one zasady realizacji inwentaryzacji i waloryzacji przyrodniczej oraz realizacji nadzoru przyrodniczego. Bardzo dużo energii poświęcamy na przekonywanie lokalnych społeczności i środowisk ekologicznych do naszych projektów i naszej polityki. Jest to tym bardziej istotne, że gaz ziemny jest paliwem ekologicznym.

W kontekście zamówień publicznych zdarza się, że przedsiębiorcy zaniżają koszty na etapie przetargów.

Doprowadzenie do wygrania przetargu jest głównym celem firm. Potrafią one obniżyć koszty nawet o kilka procent. Niestety czasami w przypadku mniejszej liczby zamówień, przedsiębiorcy decydują się na realizację inwestycji z ujemną marżą.

Ilość zleceń jest tak duża, że każdy dostanie coś dla siebie. Czasami nie ma jednak chętnych na drobne zamówienia, gdyż przedsiębiorcy zainteresowani głównie tymi o dużej wartości. Firmy, zaciekle konkurując o wygranie jednego dużego przetargu, zapominają, że można przecież wygrać 10 mniejszych przetargów i zarobić tyle samo. Tym bardziej, że w tym przypadku często konkurencja jest mniejsza - swoje oferty składa zazwyczaj trzech, maksymalnie pięciu oferentów, a czasami nie ma w ogóle chętnych. Brak oferentów to również dla nas ogromny problem. Jeśli żadna firma nie zgłosi się do realizacji określonego zadania, to nie możemy zrealizować kolejnych projektów.

Czyli problemem jest również sekwencyjność prac?

Z tym również mamy duży problem, który poruszamy podczas spotkań z dostawcami. Czasami budowa poszczególnych odcinków gazociągu jest realizowana przez różnych wykonawców. Jeżeli jeden przedsiębiorca nie zrealizuje swojego odcinka w terminie, to automatycznie powstaje problem rozruchu i testów przedrozruchowych. Przedsiębiorcy czasami dopiero po wygraniu przetargu, zaczynają uważnie czytać dokumenty. Często wtedy zaczynają zadawać pytania, które powinni zadać jeszcze w procedurze przetargowej. Spotykamy się na przykład z sytuacjami, gdy wykonawca odkłada trudne miejsca budowy na koniec i nie realizuje tam inwestycji. Wtedy już nie ma ,,miejsca i przestrzeni" do działań korygujących przed terminem zakończenia umowy i niestety sprawa kończy się w sądzie. Na szczęście takie sytuacje są stosunkowo rzadkie.

Czyli wracamy do projektu niewłaściwego modus operandi.

W pewien sposób rozumiemy małych przedsiębiorców - często projekty okazują się dla nich za duże i przerastają ich możliwości. Niestety dotyczy to nawet dużych oferentów, którzy mocno redukują swoje marże, a powinni zdawać sobie sprawę z opłacalności projektu.

Były już przypadki, gdy budowa części gazociągu, która miała być położona w terenie bagiennym, zaczynała się na 2-3 miesiące przed terminem realizacji i dopiero wtedy wykonawca zauważał problemy. Tymczasem można było ich uniknąć - niektóre lata były bardziej suche i wtedy panowały optymalne warunki do budowy gazociągów, bez ponoszenia zbędnych kosztów. W takich sytuacjach pokutuje problem niewłaściwego zarządzania projektami i brak myślenia procesowego.

Na spotkaniach z dostawcami podpowiadamy i wskazujemy na potencjalne problemy, z jakimi mogą się oni spotkać podczas realizacji inwestycji. Jednocześnie szczegółowo omawiamy błędy, które popełnili poprzednicy.

Z naszych doświadczeń rekomendujemy wykonawcom, aby zespół, który tworzą do pozyskania projektu - ofertowania, zajmował się również jego realizacją. W ten sposób można szybko zidentyfikować trudne elementy projektu i mieć więcej czasu na ich realizację. Podobny problem w GAZ-SYSTEM zauważyliśmy już dawno temu. Rozwiązaliśmy go w ten sposób, że przy organizacji zespołów przetargowych, od samego początku, a więc od przetargu aż do realizacji projektu, z naszej strony uczestniczy ta sama osoba. Jest ona koordynatorem całego przedsięwzięcia, aż do fazy ostatecznej jego realizacji. Takie podejście po obu stronach sprawia, że projekty są realizowane rzetelnie i terminowo.

Dziękujemy za rozmowę

Budowanie relacji jest pracą wieloletnią

Gazownictwo jest branżą wymagającą, a realizowane w nim projekty są zaawansowane technologicznie. Dlatego GAZ-SYSTEM zależy na budowaniu wieloletnich relacji z dostawcami usług - powiedziała w rozmowie z CIRE Anna Bednarek, dyrektor Pionu Zakupów GAZ-SYSTEM.