Elektrownia Bełchatów od lat z IFS Applications

Usytuowana w Rogowcu, niespełna 10 kilometrów od Bełchatowa, produkuje energię najtaniej w Polsce i, co warto podkreślić, jest to „czysta” energia. PGE Elektrownia Bełchatów jest przedsiębiorstwem nowoczesnym, przykładającym ogromną wagę do ochrony środowiska i jednym z najlepiej zinformatyzowanych w województwie łódzkim. Od lat Elektrownia inwestuje w instalacje odsiarczania spalin, które funkcjonują przy wszystkich dwunastu blokach. Jadąc drogą krajową nr 8 tuż za Bełchatowem z daleka widać wznoszące się gigantyczne chłodnie kominowe, z których wydobywają się kłęby białej pary.
Pierwszy blok energetyczny został oddany w Bełchatowie do użytku pod koniec 1981 roku, po niespełna siedmiu latach, w sierpniu 1988 roku, było ich już dwanaście. Łączna moc bloków wynosi dziś 4440 MW. Obecnie w trakcie budowy znajduje się trzynasty blok o mocy 858 MW, jego oddanie do użytku zaplanowane jest na koniec 2010 roku. Roczna produkcja energii elektrycznej z Bełchatowa stanowi około 20 proc. produkcji krajowej. Od początku istnienia Elektrownia jest liderem w sektorze krajowych wytwórców energii elektrycznej.

Bez informatyzacji ani rusz

Już w latach dziewięćdziesiątych zarząd Elektrowni postawił na informatyzację, dostrzegając w niej ważny element decydujący o rozwoju nowoczesnego przedsiębiorstwa. Dział informatyczny współpracował bardzo intensywnie z działami technicznymi, czego wynikiem było wdrożenie ponad 100 różnego rodzaju rozwiązań informatycznych, takich jak system finansowo-księgowy, system materiałowo-magazynowy, czy wreszcie rozwiązania CAD. W Elektrowni pracowano już wówczas na kilkuset komputerach. Większość z tych aplikacji opracowali samodzielnie programiści Elektrowni, jednak działały one niezależnie od siebie. Brak ich integracji stał się problemem, który musiał być rozwiązany przez Elektrownię.
Jedną z kluczowych kwestii okazało się zinformatyzowanie procesu gospodarki remontowej. Jest to jeden z najważniejszych obszarów działalności przedsiębiorstwa tej wielkości. Był to jeden ze znaczących powodów poszukiwań zewnętrznego rozwiązania, które wyeliminowałoby papierową obsługę przygotowania i prowadzenia remontów i umożliwiłoby szybkie raportowanie oraz wykrywanie i eliminowanie pomyłek.

Potrzebny system zintegrowany klasy ERP

Początkowo nie planowano wdrożenia wielomodułowego systemu wspomagającego zarządzanie całego przedsiębiorstwa, skoncentrowano się na kwestii gospodarki remontowej. Jednak specjaliści z różnych działów Elektrowni Bełchatów doszli do wniosku, że nie da się w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje system remontowy bez wdrożenia powiązanych z nim systemów, takich jak logistyczny i finansowo-księgowy. Te trzy zintegrowane rozwiązania musiały stanowić trzon jednolitego, w pełni zintegrowanego systemu, aby wdrożenie przyniosło przedsiębiorstwu zamierzone korzyści. To stało się podstawą decyzji o wdrożeniu kompleksowego systemu klasy ERP.

Wybór – IFS Applications

Osoby zaangażowane w proces wyboru nowego systemu miały za zadanie znalezienie rozwiązania, które spełniłoby oczekiwania użytkowników i dałoby możliwość dostosowania do obsługi specyficznych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Zespół odpowiedzialny za poszukiwania rozwiązania dokonał pełnego rozeznania na rynku dostawców systemów klasy ERP, a w trakcie wyjazdów referencyjnych zapoznał się z działalnością tego typu systemów w innych elektrowniach. Jednym z najważniejszych elementów w procesie wyboru było zbudowanie we współpracy z firmą konsultingową modelu funkcjonalnego zawierającego oczekiwania wobec systemu. Po stronie Elektrowni Bełchatów w pracach tych uczestniczyli zarówno informatycy jak i szeroka grupa specjalistów z różnych dziedzin.
Z oferty około 30 krajowych i zagranicznych dostawców oprogramowania dla przedsiębiorstw, Elektrownia zdecydowała się na rozwiązanie firmy IFS. Umowę na zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu klasy ERP - IFS Applications podpisano w 1999 roku. Czynnikiem decydującym o wyborze był nie tylko najlepszy stosunek jakości do ceny, ale także fakt, że oferowany system zapewniał wsparcie kluczowych procesów biznesowych zachodzących w Elektrowni. W efekcie Elektrownia Bełchatów zakupiła zintegrowany system wspomagający zarządzanie klasy ERP- IFS Applications. Zaletą tego systemu była budowa komponentowa, a co za tym idzie możliwość etapowego wdrażania takich modułów jak: IFS Remonty, IFS Dystrybucja i IFS Finanse.
Wdrożenie przebiegło sprawnie, zgodnie z założonymi terminami. Objęło ono równolegle trzy moduły funkcjonalne IFS Applications: IFS Remonty, IFS Dystrybucja i IFS Finanse a procedury wdrożeniowe były zgodne z zaproponowaną przez IFS metodologią wdrożeniową.
W fazie analizy i tworzenia koncepcji szczegółowo zajęto się procesami gospodarczymi zachodzącymi w Elektrowni Bełchatów i obowiązującymi procedurami obiegu dokumentów tak, aby można było je odwzorować i obsłużyć w systemie. Opisany został proces rozliczania kosztów na koniec miesiąca, następnie szczegóły te zawarto w punktach postępowania procedury IFS Automatyczne Rozliczanie Kosztów. Od momentu wdrożenia modułu IFS Finanse przetwarzane są w nim wszystkie dokumenty.
Procesy realizowane w Elektrowni w zakresie gospodarki materiałowej obejmujące zakup materiałów i usług odwzorowano w module IFS Dystrybucja jako proces realizacji zakupu z uwzględnieniem podprocesów: realizacji potrzeb (zapotrzebowanie zakupu, zamówienie zakupu, oferta), dostawy oraz obsługi magazynu.
W wyniku tych prac uporządkowano indeksy pozycji magazynowych, utworzono jednolity rejestr kontrahentów, uproszczono proces realizacji zakupów. Uregulowany został również proces przyjmowania materiałów do magazynów na podstawie zamówienia lub na podstawie faktur, dzięki czemu księgowanie przebiega równocześnie ze zmianą stanu zapasów magazynowych.
Godne podkreślenia jest zaangażowanie zespołów wdrożeniowych Elektrowni w proces implementacyjny i ich doskonała współpraca z konsultantami IFS. Pracę podstawowego zespołu wdrożeniowego wspomagało ponad 40 doradców branżowych i specjalistów z różnych dziedzin działalności Elektrowni. Takie podejście zapewniło stworzenie elastycznego rozwiązania biznesowego dopasowanego do potrzeb Elektrowni. Pracę zespołów wdrożeniowych wspierał efektywnie Komitet Sterujący, w skład którego wchodzili członkowie Zarządu Elektrowni, nadzorując i wspomagając proces implementacji IFS Applications. Proces wdrożenia systemu ERP to nie tylko instalacja oprogramowania, czy opracowanie niezbędnych procedur, ale również potrzeba przeszkolenia przyszłych użytkowników. W bełchatowskiej Elektrowni przeszkolono ponad 1000 osób. Warto podkreślić, że większość użytkowników bardzo szybko nauczyła się obsługi nowego rozwiązania. Plan projektu wdrożeniowego został zrealizowany zgodnie z pierwotnymi założeniami. Elektrownia rozpoczęła nowy etap swojej historii, dysponując nowoczesnym rozwiązaniem informatycznym na miarę swoich potrzeb i nadchodzących wyzwań.

Rozwój systemu

Wdrożenie systemu klasy ERP jest procesem ciągłym. Wraz ze zwiększaniem się potrzeb Elektrowni do modułów wdrożonych pierwotnie zostały dodane nowe moduły IFS Projekt, IFS Zarządzanie Dokumentacją, IFS Planowanie Rzeczowe oraz IFS Zasoby Ludzkie.
IFS Projekt wspomaga zarządzanie przedsięwzięciami oraz projektami. Obecnie są to budowa nowego, trzynastego bloku i modernizacja bloków trzeciego i czwartego. Wszystkie zadania wynikające z prowadzonych inwestycji, m.in. takie jak harmonogramowanie i budżetowanie, śledzenie budżetu i jego wykonania oraz logistykę całego przedsięwzięcia, wspiera moduł IFS Planowanie Rzeczowe. Moduł IFS Zarządzanie Dokumentacją jest wykorzystywany do gromadzenia wszelkich dokumentów, łącznie z dokumentacją techniczną. Rozwiązanie pozwala na przypisanie do dowolnego obiektu w systemie dokumentów różnego typu, takich jak umowy, specyfikacje techniczne, instrukcje, dokumentacje użytkownika. Moduł ten praktycznie wyeliminował dokumenty papierowe w gospodarce materiałowej.

Użytkownicy twórcami systemu

Wdrożenie IFS Applications ze wszystkimi możliwościami, jakie ten system oferuje, stało się początkiem „oddolnego” rozwoju rozwiązania. Użytkownicy systemu i konsultanci IFS modyfikują system tak, aby jak najlepiej spełniał oczekiwania Elektrowni. Tworzenie nakładek systemowych jest też możliwe dzięki elastyczności i otwartości systemu IFS Applications.
Doskonałym przykładem na rozwój systemu, wynikający z zapotrzebowania Elektrowni, jest obsługa wydawania odzieży roboczej i środków higieny przez moduł IFS Wyposażenie Pracownika. Elektrownia ma obowiązek zapewniania około tysiącu osobom środków ochrony osobistej, począwszy od butów, odzieży roboczej po kaski i środki higieny. Aby przyporządkować pracownikom odzież we właściwym rozmiarze i w odpowiednim momencie, poszczególne osoby zostały „zarejestrowane” w systemie ze wszystkimi niezbędnymi informacjami. Zapewnianie właściwych przydziałów wiąże się również z planowaniem zakupów wyposażenia na kolejne lata. Moduł ten jest ściśle powiązany z modułem IFS Zasoby Ludzkie. Po uruchomieniu modułu Wyposażenie Pracownika odnotowano znaczny spadek wypadkowości. Wszelkie zdarzenia mające miejsce w Elektrowni raportowane są do systemu, dzięki czemu służby BHP monitorują je na bieżąco.
Kolejnym ciekawym rozwiązaniem opracowanym w związku z potrzebą usprawnienia pracy Elektrowni jest obsługa zdarzeń - usterki gwarancyjne. W celu uzyskania możliwości sprawnego i szybkiego powiadomienia właściwych służb o zdarzeniu, stworzona została funkcjonalność automatycznego wysłania informacji mailowej o usterce bezpośrednio z systemu. Na etapie testowania znajduje się opcja informowania poprzez sms. Jeśli usterka ma bezpośredni wpływ na produkcję energii, to czas reakcji ma kluczowe znaczenie i musi być liczony w minutach.
Jednym z ostatnich wdrożeń, jakie dokonała Elektrownia jest funkcjonalność pozwalająca zarządzać umowami zakupowymi. Wdrożenie jej spowodowało „zamknięcie” całego łańcucha zakupowego poczynając od planowania środków finansowych, poprzez zlecenie wykonania konkretnych zadań, rejestrowanie umów zakupowych, generowanie zamówień zakupowych do dostawców po rozliczenie konkretnych faktur. Pozwala to prześledzić cały proces zakupowy i określić wykorzystanie środków finansowych przeznaczonych na dane zadanie. Dzięki temu cały proces staje się bardziej przejrzysty. Ułatwia to jego kontrolę, przeprowadzanie analiz i generowanie potrzebnych raportów.
Korzyści
Wdrożenie zintegrowanego systemu klasy ERP pozwoliło na znaczne usprawnienie pracy przedsiębiorstwa i ograniczenie kosztów działalności Elektrowni. Dzięki możliwości monitorowania zapasów magazynowych w systemie, odnotowano ich lepsze wykorzystanie. Pozytywne efekty wynikające z funkcjonowania IFS Applications są najwyraźniej widoczne w części prac Elektrowni związanej z wykonywaniem remontów. Użytkownicy mogą śledzić w systemie historię i przebieg dokonywanych remontów. Monitorowanie wszelkich prac prowadzonych na danym obiekcie w dowolnym czasie umożliwia przeprowadzenie analiz ekonomicznych, umożliwiających bardziej efektywne planowanie prac remontowych, co daje wymierny efekt ekonomiczny. Wdrożenie systemu IFS Applications zapewniło szybki dostęp do danych dotyczących działalności Elektrowni, umożliwiło uporządkowanie procesu obiegu dokumentów i ograniczyło ilość dokumentacji papierowej.

Korzyści z wdrożenia systemu IFS Applications:
- zautomatyzowanie czynnych międzyokresowych rozliczeń kosztów,
- wyeliminowanie podwójnej ewidencji – każda operacja w dowolnym module wprowadzona jest tylko jeden raz,
- jednorazowe wprowadzanie faktur do systemu,
- wprowadzanie płatności na konta, na których księgowane są płacone faktury.
- zintegrowane raportowanie wg różnych parametrów
- usprawnienie procesu budżetowania i kontrolingu
- usprawnienie procesów logistycznych
- usprawnienie zarządzania majątkiem, w tym optymalizacja procesów remontowych
- możliwość analizy procesów biznesowym w dowolnym ujęciu
- dostęp do informacji na bieżąco

Wdrożone modułu IFS Applications:
- IFS FinanseTM
- IFS DystrybucjaTM
- IFS RemontyTM
- IFS Zarządzanie DokumentacjąTM
- IFS ProjektTM
- IFS Zasoby LudzkieTM
- IFS Planowanie RzeczoweTM
- IFS Wyposażenie PracownikaTM

Obecnie system ma 1600 użytkowników.

Elektrownia Bełchatów od lat z IFS Applications

Działająca od ponad trzydziestu lat Elektrownia Bełchatów, obecnie PGE Elektrownia Bełchatów, jest jedną z najmłodszych i największych w Polsce i Europie elektrowni na paliwo konwencjonalnie - węgiel brunatny.