Atlanta Poland usprawnia procesy biznesowe, wdrażając IFS Applications

Wdrożenie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP w spółce Atlanta Poland pozwoliło na zwiększenie efektywności produkcji, usprawnienie gospodarki magazynowej i skrócenie czasu realizacji zamówień.

NIEZBĘDNA ZMIANA NARZĘDZI IT

Szybki rozwój firmy Atlanta Poland sprawił, że wystąpiła potrzeba zmiany narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie na bardziej zaawansowane. W 2008 roku kierownictwo spółki podjęło decyzję o wdrożeniu nowoczesnego, zintegrowanego systemu klasy ERP.

„Wcześniej wykorzystywaliśmy niezintegrowane narzędzia informatyczne do obsługi finansów i księgowości oraz zarządzania magazynem. Dane trzeba było wprowadzać dwukrotnie, co było czasochłonne i zwiększało ryzyko powstawania błędów” – informuje Elżbieta Kujawska, Dyrektor Finansowy Atlanta Poland SA. „Cele, które chcieliśmy osiągnąć, to zapewnienie przejrzystości procesów produkcyjnych i magazynowych oraz dostęp na bieżąco do informacji na temat aktualnych cen, stanów magazynowych i sprzedaży. Nowy system miał nam pomóc szczególnie w obszarze zarządzania magazynem i rozliczania produkcji”.

WYBÓR I WDROŻENIE IFS APPLICATIONS™

Po przeanalizowaniu ofert i zapoznaniu się z możliwościami poszczególnych rozwiązań kierownictwo Atlanta Poland SA zdecydowało się na ofertę firmy IFS.

„Wybraliśmy IFS Applications™ ze względu na elastyczność rozwiązania i jego funkcjonalność dostosowaną do potrzeb naszej firmy. Na naszą decyzję miał wpływ również fakt, że część naszych pracowników znała rozwiązanie firmy IFS i dobrze je oceniała” – wyjaśnia Elżbieta Kujawska.

Prace nad projektem wdrożenia rozpoczęto w kwietniu 2009 r. Przyjęto założenie o wykorzystaniu standardowych funkcjonalności IFS Applications™. Okazało się, że system wymagał tylko nieznacznego dostosowania do procesów biznesowych zachodzących w Atlanta Poland SA.

Początkowo zamierzeniem kierownictwa Atlanty była implementacja systemu ERP wyłącznie w zakładzie w Gdańsku. Jednak w sierpniu 2009 r., po połączeniu firmy Atlanta Poland ze spółką zależną „Bakal Center Sp. z o.o.” w Dąbrowie Górniczej, powstała potrzeba objęcia systemem także drugiego zakładu.

„Po konsultacjach z przedstawicielami zakładu z Dąbrowy Górniczej i dostawcą oprogramowania zdecydowaliśmy, że od stycznia 2010 roku uruchomimy w Dąbrowie Górniczej moduł finansowy, a produkcyjny i dystrybucyjny w późniejszym terminie” – informuje Elżbieta Kujawska.

Wdrożenie systemu rozpoczęło się pełną parą w sierpniu 2009 r. Gdy 1 stycznia 2010 r. wybiła godzina „zero”, w zakładzie w Gdańsku wystartowały równocześnie wszystkie trzy moduły: finansowy, produkcyjny i dystrybucyjny. Przez pierwsze dwa miesiące odbywała się równolegle praca w obu systemach: starym i nowym, co ułatwiało identyfikację potencjalnych błędów.

W połowie 2010 roku rozpoczęto przygotowania do wdrożenia modułu produkcyjnego i dystrybucyjnego w Dąbrowie Górniczej. Specyfika produkcji w tamtejszym zakładzie jest inna niż w Gdańsku, co trzeba było uwzględnić w rozwiązaniu. „To zakład detaliczny, mniejszy od naszego. Odbywa się tam wyłącznie konfekcjonowanie produktów dostarczanych przez nas na zamówienie. Dużo mniejsza niż u nas jest również powierzchnia magazynowa” – wyjaśnia Elżbieta Kujawska.

Warto podkreślić, że wdrożenie modułu produkcyjnego i dystrybucyjnego w Dąbrowie Górniczej przeprowadził samodzielnie zespół wdrożeniowy Atlanta Poland, na podstawie wiedzy i doświadczeń zdobytych podczas implementacji systemu IFS Applications™ w zakładzie w Gdańsku.

PRZEJRZYSTE PROCESY, ŁATWA INWENTARYZACJA

Już po kilku miesiącach od uruchomienia IFS Applications™ w Atlanta Poland zauważono pierwsze korzyści: bieżący dostęp do informacji o obowiązujących cenach kartotekowych, aktualne informacje dotyczące stanów magazynowych czy rezerwacji towarów, większy porządek w magazynie.

„Dzięki rozbudowanej funkcjonalności automatycznego rozliczania kosztów, możemy obecnie prowadzić rozliczanie kosztów z dokładnością do konkretnego produktu czy klienta. Znamy na bieżąco zarówno koszty produkcji, jak i dodatkowe narzuty. To pozwala nam dynamicznie zarządzać poziomem marży dla klientów i prowadzić politykę bonusów dla naszych odbiorców” – wyjaśnia Elżbieta Kujawska. „Z punktu widzenia księgowości wielkim ułatwieniem są również automatyczne wyciągi bankowe. Praktycznie raz w tygodniu realizujemy przelewy, a następnego dnia mamy pełną informację w systemie, na podstawie automatycznego wyciągu. Dzięki temu mamy aktualną informację o naszych zobowiązaniach i należnościach od naszych klientów, co ułatwia zarządzanie pieniądzem w firmie.”

Kolejna korzyść to usprawnienie inwentaryzacji magazynów. „Inwentaryzacje nie są już dla nas problemem i nie zakłócają pracy w firmie. Robimy je teraz szybciej i częściej, oddzielnie dla każdego towaru, który mamy w asortymencie. Sporządzenie arkuszy spisowych trwa z reguły kilka godzin i nie wymaga blokowania
stanów magazynowych” – podsumowuje Elżbieta Kujawska.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:
· Szybki dostęp do informacji zarządczej
· Dostęp na bieżąco do informacji o produkcji
· Dostęp do informacji o rzeczywistych kosztach wytworzenia produktu
· Sprawna gospodarka magazynowa
· Sprawna inwentaryzacja magazynów

MODUŁY IFS APPLICATIONS™:
· IFS Finanse™
· IFS Dystrybucja™
· IFS Produkcja™

Liczba użytkowników: 62

ATLANTA POLAND SA
Atlanta Poland SA, z siedzibą w Gdańsku, jest firmą handlowo-produkcyjną działającą na polskim rynku hurtowym od 1991 r. Spółka specjalizuje się w imporcie bakalii i dodatków cukierniczych. Sprowadzane do Polski orzechy, suszone owoce, ziarna są wykorzystywane do produkcji wyrobów czekoladowych, słodyczy, ciastek i pieczywa. Atlanta Poland SA dysponuje nowoczesnymi liniami produkcyjnymi, umożliwiającymi przetwarzanie orzechów i migdałów, jest również producentem masy marcepanowej i arachipanowej oraz past orzechowych. W 2009 r. Atlanta Poland SA przejęła spółkę „Bakal Center Sp. z o.o.” z siedzibą w Dąbrowie Górniczej. W 2010 r. udział Atlanty w polskim rynku bakalii wyniósł 27%.